Dlaczego warto postarać się o księgowość?

W dzisiejszym świecie, księgowi są bardzo potrzebni. Zapytani aby zrobić więcej za mniej, księgowi są często mocno wykorzystywani. Ponieważ nowi pracownicy zwykle nie są dobrą opcją, przedstawiamy aż siedem sposobów, aby rozjaśnić pracą księgowego w biurze rachunkowym.

Przebieg pracy krok po kroku. Spotkaj się z właścicielami zarządzanych procesów aby uzyskać wiedzę na temat tego, jak ich praca jest wykonywana, aby odkryć możliwości ewentualnej poprawy. Nie trzeba budować fantazyjnych schematów lub nowych dokumentów na każdym kroku. Uzyskanie dokładnego zrozumienia tzw. procesu end-to-end, mówiąc do wszystkich uczestników czynności biznesowych, niezależnie od ważności oraz kolejności ich funkcji. Zakwestionuj każdy krok, każdy otrzymany dokument, każdy wkład i każdy wynik. Są szanse, że znajdziesz nieefektywne i niepotrzebne zadania.

Użyj najlepszych praktyk – biuro księgowe musi działać prężnie

Wdrażanie najlepszych praktyk księgowych znacząco zmniejsza obciążenie pracą każdego działu, jednocześnie poprawiając dokładność, czas cyklu, czas reakcji, jakość danych i morale pracowników. Skorzystaj z funkcjonalności niewykorzystany systemu informatycznego, który zapewne znajduje się pod Twoją kontolą. Jeśli używasz jednego z pakietów oprogramowania księgowego średnich lub dużych spółek, są szanse, że nie wykorzystujesz ich potencjału. Często oprogramowanie jest w stanie dać Ci masę nowych funkcji, ale może to od Ciebie wymagać trochę pracy. Co zazwyczaj nigdy nie umknie fazie dyskusji, jest obliczenie kosztu w stosunku do przychodzących dla firm korzyści. Projekt trwający np. pięć miesięcy może być warty wysiłku, jeśli eliminuje zbyt długo trwające zadania. Biuro rachunkowe pracujące dla dużych firm szybko rozwiąże dzięki temu wiele kłopotów.

Nie musisz być ekspertem w dziedzinie systemów lub wiedzieć jak wdrożyć oprogramowanie. Po prostu trzeba zrozumieć, co sprzedawca chce użyć jako dostarczoną funkcjonalność. Informacje te powinny być dostępne w dokumentacji dostarczonej przez producenta.

Prowadzenie szkoleń procesu z zakresu rachunkowości

Po zakończeniu procesu walk-through, ocenić trzeba potrzebę szkolenia pracowników. Większość organizacji wysyła pracowników na szkolenia zawodowe zapewniając przeszkolenie w systemach; jednak rzadko organizacje zapewniają szkolenia, jak prawidłowo wykonać czynności dnia codziennego. W różnym stopniu, zwłaszcza na niższych poziomach, pracownicy nie pracują w szczytowej wydajności lub nie w pełni korzystają z systemów, których używają. Znaczącą poprawę wydajności można osiągnąć poprzez zapewnienie odpowiedniego szkolenia.

Funkcje takie jak tworzenie zapytań, pisanie szczegółowych raportów, w odpowiedzi na pytania lub identyfikacja rutynowych funkcjonalności systemów nieużywanych, są umiejętności, które mogą być zarządzane przez rachunkowości. Znajdź osoby w swoim dziale, którzy mają talent lub dobry dryg do pracy z systemami po czym postarajcie się wykorzystać to.

Biuro rachunkowe na wysokim poziomie

Ustanowienie wskaźników procesu. Opracowanie wskaźników procesu mierzenia wydajności Twojego departamentu. Metryki powinny być łatwe do zrozumienia i dostępne dla wszystkich, aby mogli je bez problemu zobaczyć. Można ich używać do porównania poprzednich okresów działalności lub zewnętrznie jako punkt odniesienia do innych organizacji. Sprawdź swój system księgowy. Wiele systemów zapewnienia setki predefiniowanych metryk procesu. Nagradzaj sukcesy. Brak inicjatywy w celu poprawy rachunkowości może być skuteczny, bez uznania wysiłków osób zaangażowanych. Nagródź najlepszych współpracowników. Kiedy nagrody pieniężne są doceniane, często ludzie są szczęśliwi.